Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) hat zum bevorstehenden Jahreswechsel seine Mitglieder befragt. Der VDVO wollte wissen, welchen Herausforderungen sich Veranstaltungsplaner:innen aktuell stellen müssen. Die Antworten zeichnen ein überwiegend optimistisches Bild. Dabei wurde deutlich, dass trotz der anhaltenden Corona-Thematik und der zeitgleich stattfindenden Energiekrise, die meisten Veranstaltungsplaner:innen durchaus zuversichtlich ins Jahr 2023 schauen.
(Bild: VDVO)
Positive Umsatzerwartung für 2023
87% aller Befragten erwarten 2023 gleich viel oder mehr Veranstaltungen als 2022. Sogar 64% gaben an, identisch oder mehr Veranstaltungen als 2019 zu planen. „Nach zweieinhalb Jahren Einschränkungen bei Veranstaltungen stehen (fast) keine gesetzlichen Restriktionen für das kommende Jahr an! Wenn wir uns an das erste Quartal 2022 zurückerinnern, dann haben Corona-Maßnahmen die Veranstaltungsplanung erschwert und die Bereitschaft der Kunden war noch auf niedrigem Niveau. Im Messekalender 2023 findet man hingegen allein für das erste Quartal mehr als 300 Messen“, so Thorsten Schwartz, Geschäftsführer beim VDVO.
Großen Herausforderungen für Branche bleiben bestehen
Die Veranstaltungsplaner:innen stehen aber auch parallel vor vielen alten, bekannten und zeitgleich neuen Herausforderungen. In der Umfrage wurde neben Coronapolitik und Energiekosten auch das Thema Nachhaltigkeit abgefragt, das trotz aller anderen Problemfelder nicht ins Hintertreffen geraten sollte. Bei dieser Frage gaben unter Sonstiges zudem noch 46% an, dass Personal- und Fachkräftemangel zurzeit das größte Dilemma sei.
„Waren beispielsweise Angebotsfristen von maximal 24 Stunden für Standard-Tagungsanfragen vor Ausbruch der Pandemie schon längst Normalität, so warten jetzt Veranstaltungsorganisatoren bis zu 10 Tage auf Angebote“, weiß Bernd Fritzges von der Personalnot bei den Tagungshotels zu berichten. Fritzges ist nicht nur Vorstandsvorsitzender des VDVO sondern auch Geschäftsführer von MICE Desk und unterstützt die Tagungshotellerie mit einer Full-Service Outsourcing- Dienstleistung im Veranstaltungsbereich.
Probleme mit einem veränderten Gästeverhalten
Viele der Befragten gaben an, dass Gäste oder Besucher:innen von Veranstaltungen ein verändertes Verhalten gegenüber der Zeit vor Corona zeigen. Die Verbindlichkeit der Teilnehmenden habe stark nachgelassen, kurzfristige Stornos oder gar No-Shows nehmen stark zu. Geänderte Reisekostenrichtlinien spielen hier auch eine Rolle, aber die größte Herausforderung sehen die Veranstaltungsplaner:innen in der Kurzfristigkeit von Buchungen bzw. Anmeldungen.
„Ich glaube nicht, dass es eine „Unlust“ an Veranstaltungen gibt. Trotzdem sehen wir, dass man Tickets erst viel später kauft, oder sich zu Veranstaltungen sehr kurzfristig anmeldet“, berichtet Thorsten Schwatz. „Hier muss die Branche neue Wege finden, die Besucher zu instrumentalisieren. Dies gelingt sicher nicht mit einem reduzierten Verkaufspreis als Early Bird oder mit der Androhung von hohen Stornokosten. Der Mehrwert von Veranstaltungen muss wieder mehr in den Fokus gestellt werden. Wir, als der größte Branchenverband für Entscheider:innen und Führungskräfte der Veranstaltungswirtschaft, werden im kommenden Jahr in einem Workshop mit unseren Mitgliedern Lösungen dazu erarbeiten.“
Gestiegene Kosten in allen Bereichen
Auf die Frage, inwiefern die gestiegenen Energiekosten die Veranstaltungsplaner:innen bei ihrer täglichen Arbeit beeinflussen, sehen mehr als zwei Drittel in den Location- und Bewirtungskosten die größte Herausforderung. Die höheren Reisekosten spielen ebenfalls eine große Rolle. Hier weichen Unternehmen dann gerne auf online, hybrid oder dezentrale Veranstaltungen aus.
Bei der letzten VDVO-Umfrage Anfang 2021 wurde ein Anstieg von 120% der hybriden Meetings zwischen der Zeit vor Corona und Ende 2020 festgestellt. Diese Art von Meetings werde in Zukunft weiter zunehmen, gerade auch unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit. Positiv lasse sich jedoch festhalten, dass aktuell nur 31% keine oder geringere Budgets bekommen.
„Hier hätte ich persönlich einen kleineren Anteil erwartet, denn viele Unternehmen haben zwar für dieses und kommendes Jahr Veranstaltungen abgesagt, aber gerade die großen Konzerne haben kleine Events, Meetings und vor allem Feierlichkeiten auf Abteilungsebene wieder genehmigt.“, so Thorsten Schwartz weiter.
Corona-Probleme wirken nach
Immerhin noch 70% aller Befragten wünschen sich flexiblere Stornobedingungen. 42% sagen, dass die Coronapolitik bzw. die Angst vor Ansteckung während hoher Fallzahlen sie bei ihrer täglichen Arbeit beeinflussen. Ein Wechsel von Livepräsenz zu Onlinepräsenz, sowie die Ausrichtung von dezentralen Events: damit haben viele der Befragten zu „kämpfen“. Und die Verschiebung von Veranstaltungen vom Winter in die wärmere Jahreszeit führe bei vielen Veranstaltungsplaner:innen zu periodisch höherer Arbeitsbelastung. Dies werde noch dadurch verstärkt, dass man immer wieder argumentieren müsse, wie Veranstaltungen mittlerweile auch im Winter wieder problemlos möglich seien.
„Glücklicherweise geht die Tendenz so langsam wieder dahin, dass die Veranstaltungen nicht ausschließlich nur in die warmen Monate gepresst werden. Derzeit erleben wir, wie Corona nicht mehr den Einfluss in der Buchungsentscheidung hat, wie noch vor einigen Monaten. Nichtsdestotrotz sorgt das veränderte Buchungsverhalten für mehr Kurzfristigkeit, was unter Berücksichtigung des Personalmangels eine zusätzliche Herausforderung darstellt. Das sorgt zusätzlich zu der Inflation ebenfalls für enorme Anpassungen in der Preisgestaltung auf Seiten der Leistungsträger“, so Bernd Fritzges.
Nachhaltigkeit werde immer mehr in den Fokus rücken
In Gesprächen mit Mitgliedern des VDVO sei immer wieder das Thema Nachhaltigkeit als herausfordernd genannt worden. Auch die hohe Teilnahme beim Online Meet Up zu diesem Thema, gab den Anlass, diesen wichtigen Punkt in der Umfrage aufzunehmen.
Überrascht habe dann aber, dass für 40% der Befragten Veranstaltungsplaner:innen das Thema Nachhaltigkeit keinen Einfluss auf den Planungsalltag hat.
„Inwiefern beeinflusst Sie das Thema Nachhaltigkeit bei Ihrer Veranstaltungsplanung?“ war die Frage, die ebenfalls gestellt wurde. Es sei zu erkennen, dass eine große Lücke zwischen den Anforderungen der Kund:innen und den Nachhaltigkeitskonzepten der Dienstleister:innen entstanden ist. Aktuell gäbe es zwar noch zu wenig Standards, um diese Lücke zu schließen, aber einige Unternehmen bieten schon Zertifizierungen und Lösungen hierfür an. Ebenfalls haben 22% der Befragten Probleme mit dem Ausgleich des CO2-Fußabdrucks.
„Auch hier werden wir als Verband aktiv und werden unseren Mitgliedern einige Unternehmen vorstellen. Aber Kunden sollten auch verstehen, dass eine konsequent umgesetzte Nachhaltigkeit mit einem Preisaufschlag versehen ist, da man eben gewisse Standards erfüllen muss.“, so Thorsten Schwartz.
