Schlechtes Vertragsmanagement verursacht in diesem Jahr weltweit einen wirtschaftlichen Wertverlust in Höhe von fast 1,8 Billionen Euro, hat eine Studie von Deloitte und Docusign ausgerechnet. Jedes Jahr werden demnach 25.000 Stunden für die Entwicklung von Vereinbarungen, 6.000 Stunden für die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Vereinbarungen und 14.000 Stunden für die Analyse von Vereinbarungen verschwendet.
Ineffizientes Vertragsmanagement verschlingt Tausende von Stunden und kostet die Unternehmen sehr viel Produktivität und Wachstum. (Bild: Deloitte/Docusign)
Agreement Traps
Viele Organisationen haben heutzutage Probleme, Vereinbarungen effizient zu managen, entscheidende Informationen aus den Verträgen zu ziehen und Risiken zu steuern, erklärt eine Untersuchung von Deloitte und Docusign mit dem Titel „Studien zum digitalen Vertragsmanagement“. Dafür wurden über 1.000 Führungskräfte aus 10 Ländern in den Regionen Amerika, EMEA und APAC befragt.
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Docusign, ein Spezialisten für digitale Signaturen, spricht von „Agreement Traps“, die das Wachstum und die Produktivität eines Unternehmens beeinträchtigen können. Ursachen sind vor allem manuelle Prozesse wie schlecht vernetzte Arbeitsabläufe, ineffiziente Kommunikation der Stakeholder und unklare Verantwortlichkeiten. „Unsere Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit schlecht vernetzten Arbeitsabläufen m Vertragsmanagement 18 Prozent mehr Zeit für die Vertragsabwicklung aufwenden“, berichtet Jonathan Jones, Geschäftsführer, Deloitte Tax LLP.
In Europa kommt ein komplexes regulatorisches Umfeld erschwerend hinzu. Es führt dazu, dass Verträge langsamer bearbeitet werden als in allen anderen betrachteten Regionen. Ihr Lebenszyklus ist 19 Prozent länger als der weltweite Durchschnitt und die Analyseprozesse sind besonders zeitaufwändig, da durchschnittlich 8 Stunden mehr pro Vertrag aufgewendet werden.
Mangelhaftes Vertragsmanagements kostet 2025 weltweit fast 1,7 Billionen Euro an Wirtschaftswert. 2030 sollen es sogar 2,13 Billionen sein (Quelle: Deloitte / Docusign). (Bild: Deloitte/Docusign)
Vertrags-Tools der nächsten Generation
Ein paar ausgewählte Zahlen aus der Studie zeigen beispielhaft die Herausforderungen für Unternehmen auf: Etwa 40 Prozent der Befragten berichten, dass sie mehr Tools und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit benötigen. Ein Vertrag kann nämlich intern mehr als 15 Mal weitergegeben werden, bevor überhaupt Verhandlungen mit dem Vertragspartner beginnen. 54 Prozent gaben an, dass sie Vertragsdaten manuell in nachgelagerte Systeme eingeben müssen. Lediglich 36 Prozent der Befragten nutzen intelligente Tools zur Vertragsanalyse und sogar nur 31 Prozent können auf zentrales Vertragsarchiv zugreifen.
Abhilfe schaffen sollen neue KI-gestützte Lösungen. Das Potenzial der KI für das Vertragsmanagement zeigen bereits Tools, die die Zusammenfassung Dokumenten übernehmen. Diese Anwendungen sollen Unternehmen dabei unterstützen, intelligentere Verträge zu erstellen und diese aktiv zu verwalten, um so während des gesamten Vertragslebenszyklus einen maximalen Wert daraus zu ziehen. So sollen die Unternehmen effizienter mit Vertragspartnern zusammenarbeiten, Risiken in Verträgen minimieren und besser handlungsrelevante Erkenntnisse daraus gewinnen.
Jonas McCormick, Principal, Deloitte Consulting LLP, resümiert: „Führungskräfte von Unternehmen aller Regionen, Branchen und Größen sind auf der Suche nach besseren Wegen ihre Veträge zu verwalten (…). Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, müssen sie einen ganzheitlichen Ansatz zum Vertragsmanagement anwenden und dabei Aspekte wie Technologie, Governance und Strategie berücksichtigen.“
