Crew Control bei Silvesterfeier am Brandenburger Tor im Einsatz

Bei der Silvesterfeier am Brandenburger Tor, veranstaltet von der sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH, kam erstmals für die Organisation der Crew, Künstler:innen und Medienvertreter:innen das Akkreditierungssystem Crew Control von Guest-One zum Einsatz.

Neben der strukturierten Erfassung und Verwaltung der Daten aller beteiligten Personen ging es dabei auch um das Management diverser Zutrittsberechtigungen sowie um die Einhaltung und Dokumentation pandemiebedingter Hygienevorschriften. Eine integrierte Cateringverwaltung rundete das Leistungspaket ab.

Bereits im September begann das Team von Guest-One das webbasierte System einzurichten und zu konfigurieren. Das nach wie vor dynamische Pandemiegeschehen und die damit verbundenen, sich häufig ändernden Behördenanordnungen machten eine regelmäßige Nachjustierung notwendig. „Dank der modularen Struktur und den vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten von Crew Control konnten wir zu jeder Zeit kurzfristig auf veränderte Anforderungen reagieren und das System entsprechend anpassen“, erklärt Yvonne Mahling, Gesamtprojektleitung für die sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH.

Im Rahmen des Projekts wurden zwei getrennte Akkreditierungsbereiche mit entsprechender Hardware eingerichtet. Für den täglichen Check-in der Mitarbeitenden sowie die Berechtigungsprüfungen an neuralgischen Zugängen sowie beim Catering konfigurierte Guest-One die notwendigen Smartphones für die Mitarbeitenden des Sicherheits- und Ordnungsdienstes. Alle Geräte wurden über ein Mobile Device Management in Crew Control verwaltet und konnten bei Bedarf auch aus der Ferne neu konfiguriert oder geortet werden. Zwei Guest-One-Projektleiter unterstützten die Produktion in Berlin und sorgten während der einwöchigen Aufbau- und Veranstaltungsphase zusammen mit dem Team der sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH für einen reibungslosen Ablauf der Akkreditierung. „Jedes Projekt hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen und wir sind sehr froh, mit Crew Control eine Lösung gefunden zu haben, die sich sehr projektspezifisch zuschneiden lässt“, so Yvonne Mahling abschließend. Die begonnene Zusammenarbeit soll auch bei der Silvesterproduktion 2022 fortgeführt werden.

Die diesjährige Silvesterproduktion der sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH stand unter dem Motto „Celebrate at the Gate“. Bei der knapp fünfstündigen Liveshow direkt am Brandenburger Tor führten wie im Vorjahr Johannes B. Kerner und Andrea Kiewel durch das Programm. Das Moderatoren-Duo präsentierte dabei nicht nur internationale Music Acts, sondern auch Liveschalten zu Prominenten in aller Welt und in deutsche Wohnzimmer.

Über Crew Control

Der gesamte Akkreditierungsprozess läuft mit Crew Control elektronisch – von der Einladung der Mitarbeitenden über die Onlineanmeldung bis zum Versand der sogenannten eTickets –, alle Schritte sowie die gesamte Kommunikation mit den beteiligten Gewerken und Mitarbeitenden sind zentral im System hinterlegt und dokumentiert. Das soll die Ressourcen des Veranstalters schonen und Transparenz für alle Beteiligten schaffen. Die Einhaltung der strengen DSGVO-Vorschriften ist dabei selbstverständlich – jede Crew Control Instanz läuft auf abgesicherten Servern in einem der größten deutschen Rechenzentren.

Wichtiger Bestandteil von Crew Control ist die zentrale Organisation aller Zutrittsberechtigungen. Aus Zonen, Bereichen und Event-Zeiträumen können individuelle Berechtigungsprofile erstellt und den Mitarbeitenden zugeordnet werden. Sämtliche Crew-Ausweise oder -Armbänder sind mit RFID-Tags aus gestattet, die an den jeweiligen Eingängen mittels Smartphones gescannt werden. Die hinterlegte Berechtigung sowie, falls vorhanden, das Bild des Mitarbeitenden werden auf dem Smartphone angezeigt. So kann auf unterschiedliche Ausweisvarianten und Pass-Sheets verzichtet sowie flexibel reagiert werden, wenn einzelne Berechtigungen ergänzt oder entzogen werden sollen.