Videokonferenzen für die Bioforschung

Mit zahlreichen Videokonferenzsystemen deckt das European Molecular Biology Laboratory (EMBL) den intensiven Kommunikationsbedarf seiner Mitarbeiter ab. Die Systeme sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erleichtern den Arbeitsalltag der Forscher.

Das European Molecular Biology Laboratory (EMBL) ist eines von Europas führenden Forschungsinstituten in den Lebenswissenschaften. An europaweit sechs Standorten arbeiten mehr als 80 Forschungsgruppen an grundlegenden Fragen aus allen Bereichen der Molekularbiologie und erbringen dabei herausragende Forschungsleistungen, die auch schon mit Nobelpreisen ausgezeichnet wurden.

Das EMBL wurde 1974 gegründet und wird heute von mehr als 20 Mitgliedstaaten getragen. Das EMBL hat fünf Aufgabenbereiche: Neben der molekularbiologischen Grundlagenforschung gehören dazu die Aus- und Weiterbildung von Studenten und Wissenschaftlern aller Karrierestufen; die Bereitstellung von Dienstleistungen und Forschungsinfrastruktur für Wissenschaftler in den Mitgliedstaaten; die Entwicklung neuer Instrumente und Methoden für die Biowissenschaften; der aktive Technologietransfer zum Nutzen der Gesellschaft und die Integration und Vernetzung der Lebenswissenschaften in Europa.

Neben dem Hauptstandort in Heidelberg mit rund 1000 Mitarbeitern unterhält das EMBL fünf weitere Standorte: Am zweiten deutschen Standort in Hamburg sowie im französischen Grenoble untersuchen EMBL-Forscher die dreidimensionale Struktur von Proteinen in höchster Auflösung. Hierzu nutzen sie die Teilchenbeschleuniger (Synchrotrone), die das EMBL gemeinsam mit anderen Forschungseinrichtungen (DESY in Hamburg und ESRF in Grenoble) betreibt. Das European Bioinformatics Institute (EMBL-EBI) im britischen Hinxton nahe Cambridge unterhält die weltweit umfangreichsten, frei zugänglichen molekularbiologischen Datenbanken, und im italienischen Monterotondo nahe Rom untersuchen die Wissenschaftler die Verbindungen zwischen Genom, Umwelt und neuronaler Funktion. Am neuesten Standort in Barcelona  steht die Entwicklung und Funktionsweise von gesunden und kranken Geweben im Vordergrund.

Forscher brauchen intensive Kommunikation

Die Aufgaben des EMBL sind vielfältig und auf die sechs Standorte verteilt. Die einzelnen Forschungsgruppen stehen in engem Kontakt miteinander und tauschen sich nicht nur untereinander regelmäßig aus, sondern auch mit Forschungskollegen in der ganzen Welt. Zudem müssen die rund 200 Teilnehmer des internationalen Doktorandenprogramms über so genannte TAC-Meetings (Thesis Advisory Committee) regelmäßig Kontakt mit ihren akademischen Betreuern halten. All dies erfordert eine intensive Kommunikation, die früher mit zahlreichen Reisen verbunden war. Reisen verursachen nicht nur hohe Kosten, sondern beanspruchen auch viel Zeit. Doch gerade Zeit ist für die Wissenschaftler mit ihren hohen Arbeitsbelastungen ein äußerst wertvolles und knappes Gut.

Viel Erfahrung mit Videokonferenzsystemen

Um den hohen Kommunikationsbedarf in der gesamten Organisation zu decken, setzt das EMBL schon seit vielen Jahren Videokonferenzsysteme ein. Technikpartner der ersten Stunde ist dabei die Audio Video Network Solution GmbH (AVN) aus Dreieich. AVN berät das EMBL seit vielen Jahren in Sachen Videokonferenztechnik konzeptionell, liefert die technische Ausstattung und bietet bei der Migration auf neueste Technologien jede erforderliche Unterstützung. Aktuell sind am EMBL europaweit 19 Videokonferenzsysteme im Einsatz, die hauptsächlich von Heidelberg aus administriert werden. „Über unsere Systeme werden jährlich mehr als 1300 Videokonferenzen abgehalten, von denen jede im Schnitt 50 Minuten dauert“, sagt dazu Udo Ringeisen vom EMBL Photolab, der mit seinen Kollegen für die Videokonferenzsysteme zuständig ist. Im Laufe der Jahre hat das EMBL Erfahrungen mit unterschiedlichen Videokonferenzsystemen gesammelt und ist zuletzt auf eine cloudbasierte Lösung von Lifesize umgestiegen.

Die davor eingesetzten Systeme konnten zwar über das schnelle Datennetz der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) bis zu fünf Standorte einbinden. Wo aber die Bandbreite der Netzanschlüsse vor Ort nicht ausreichte, blieb die Übertragungsqualität oft schlecht. Zudem waren Videokonferenzen grundsätzlich an entsprechend ausgestattete Räume gebunden. Das brachte eine Reihe von Nachteilen mit sich, denn die Zahl der verfügbaren Videokonferenzräume ist generell begrenzt, und kurzfristig eine Videokonferenz anzuberaumen oder an einer teilzunehmen ist bei hoher Auslastung praktisch unmöglich. Hinzu kam, dass viele Wissenschaftler häufig unterwegs sind und auf ihren Reisen keine Möglichkeit hatten, an einer Videokonferenz teilzunehmen oder sich auch nur per Telefon daran zu beteiligen.

Cloudbasierte Lösung bringt Nutzern viele Vorteile

Seit dem Umstieg auf die Cloudlösung von Lifesize hat sich die Situation für das EMBL und die Nutzer grundlegend gebessert. Gegenüber anderen Lösungen bieten die cloudbasierten Systeme Vorteile, vor allem den der großen Flexibilität: Das System kann nicht nur in den voll ausgestatteten Videokonferenzräumen genutzt werden, sondern auch mit Arbeitsplatzrechnern, Laptops, Smartphones und sogar mit normalen Telefonen. Das lässt den Nutzern die freie Wahl, wie sie an einer Videokonferenz teilnehmen wollen. Größere Meetings werden nach wie vor in dezidierten Videokonferenzräumen abgehalten.  Mit der hochwertigen technischen Ausstattung aus speziellen, schwenk- und zoombaren Kameras in Verbindung mit hochauflösenden Großmonitoren garantieren sie eine hervorragende Bild- und Tonqualität und bieten meist auch Platz für viele Teilnehmer. Viele Nutzer wollen aber von kleineren Besprechungsräumen oder von einem Tisch in ihrem Büro aus eine kleine Videokonferenz mit wenigen Teilnehmern abhalten. Hier bietet Lifesize die Möglichkeit, zum Beispiel einen PC zu verwenden, der mit einer mobilen Konferenzkamera oder auch nur mit einer internen oder externen Webcam ausgestattet ist.

„Lifesize bietet nicht nur die gesamte Bandbreite an Geräten an, sondern stellt vor allem auch die erforderlichen Clouddienste im Hintergrund zur Verfügung“, erläutert Martin Bauer, Geschäftsführer der Audio Video Network Solution GmbH. „Über diese Clouddienste werden die lokal verschlüsselten Audio- und Videodaten in der Cloud von Lifesize zusammengeführt, und zwar auf Servern mit Standort in Deutschland. Die Nutzer benötigen daher keine speziellen oder multipointfähigen Geräte, sondern können schon mit kostengünstigen Komponenten eine Videokonferenz durchführen.“

Breites Spektrum an Geräten einsetzbar

Als Endgerät für diese Art der Videokonferenz kommt grundsätzlich jeder PC oder Laptop in Frage. Damit kann der Nutzer zwar mit einem der üblichen Browser an einer Videokonferenz teilnehmen. Aber da die Unwägbarkeiten der unterschiedlichen Softwarekonfigurationen zu Problemen führen können, empfiehlt es sich, die kostenlose App für Mac oder PC zu installieren. Diese App ist mit identischer Benutzeroberfläche auch für Smartphones auf Android- und iOS-Basis verfügbar, so dass ein Nutzer auch von unterwegs an jeder Videokonferenz teilnehmen kann – eine Möglichkeit, die jährlich bei etwa 1300 Videokonferenzen von insgesamt rund 2000 Usern genutzt wird.

Die Teilnahme an einer Videokonferenz ist sogar per normalem Telefon möglich. Da aber nicht jeder Nutzer teure Auslandsnummern anwählen kann oder darf, hat Lifesize Einwahlnummern für über 60 Länder eingerichtet. Mit diesen Nummern kann sich jeder Nutzer zum Ortstarif einwählen und kostengünstig zumindest akustisch an einer Videokonferenz teilnehmen, auch wenn ihm die Geräte oder die Bandbreite fehlen, um den Videostream zu nutzen.

Welches Gerät verwendet wird, bleibt allein dem Nutzer überlassen: Anrufe gehen auf allen Geräten ein, auf denen die App installiert ist, und der Nutzer kann entscheiden, welches Gerät er benutzen will. Von den jeweiligen Geräten kann zusätzlich auch beliebiger Content übertragen werden, zum Beispiel Bilder, Präsentationen oder andere Dokumente. Bei geringen Bandbreiten oder schlechter Verbindung können die User auch lediglich den Audiostream nutzen, dabei aber dennoch Content übermitteln, also eine Audiokonferenz mit der Übertragung von Content durchführen.

Benutzerfreundlich durch einfache Abläufe

Um ein Meeting in einem Videokonferenzraum einzurichten, gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel indem per Mail oder über jeden beliebigen ICS-kompatiblen Kalender Einladungen verschickt werden. Einzelne Benutzer, Videosysteme oder Konferenzräume können direkt angewählt werden. Das erleichtert die spontane Zusammenarbeit genauso wie die unkomplizierte Erweiterung eines Gesprächs zu einer Gruppenkonferenz. Dazu können ganz einfach weitere Personen hinzugefügt werden oder Gäste sich über ihren Webbrowser oder ein anderes Videokonferenzsystem beteiligen.

In Heidelberg wird hauptsächlich ein Raumbuchungssystem genutzt, über das die Nutzer die Videokonferenzräume buchen und dabei festlegen können, wer eingeladen werden soll. Die Administratoren bestätigen die Buchungen und teilen dem Einladenden die Verbindungsdaten mit, die dieser an die Teilnehmer schickt.

Werden bestimmte Meeting öfter durchgeführt, können die User sie selbst verwalten und die Verbindungsdetails dann bei Bedarf an die Teilnehmer schicken. Üblicherweise wird bei Bedarf für jede Arbeitsgruppe ein Meeting eingerichtet, das auf unbestimmte Zeit bestehen bleibt. Um daran teilzunehmen, braucht ein Nutzer lediglich den Link und muss beim Einloggen seinen Namen angeben – eine sehr praxisfreundliche Art, sich an einer Videokonferenz zu beteiligen. Die dauerhaften Meetings werden in einer Liste geführt und können von dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden. Da solche Listen aber dazu tendieren, immer länger und unübersichtlicher zu werden, können nur die Administratoren dauerhafte Meetings anlegen.

Aufzeichnung erleichtert Schulungsaufgaben

Bei Bedarf kann man eine Sitzung auch aufzeichnen und dauerhaft abspeichern. Diese Möglichkeit dient nicht nur zur Dokumentation, sondern kann auch bei Schulungen sehr hilfreich sein. Eine Schulung muss nur einmal durchgeführt werden und kann dann von beliebig vielen Mitarbeitern angesehen werden.

Die Zukunft gehört der Videokonferenz

 „Diese offenen und benutzerfreundlichen Systeme werden von den Mitarbeitern sehr gut angenommen“, sagt Udo Ringeisen vom EMBL Photolab. „Im Laufe der Zeit hat es sich herumgesprochen, wie einfach das alles funktioniert, so dass die Zahl der Anfragen kontinuierlich zunimmt. Wir bauen daher unsere Systeme zusammen mit AVN weiter aus. Beispielsweise haben wir gerade erst in Barcelona ein neues System in Betrieb genommen, und in einem neuen Gebäude hier in Heidelberg werden wir natürlich nur die allerneueste Kommunikationstechnik einsetzen. Wir sind mit diesen Systemen insgesamt sehr zufrieden, und daher wird unser Videokonferenzsystem weiter wachsen, einerseits mit ausgebauten Videokonferenzräumen für hohe Qualität, andererseits mit lokalen und flexiblen Lösungen.“