Wilkenwerk sorgt für Dynamik zum Jahresauftakt bei Shell

Jährliche Auftakttagungen sind eine Herausforderung für Kunden, Teilnehmer und Agenturen. Für den  Stammkunden Shell stellten sich die Hamburger Kommunikationsexperten von Wilkenwerk der Aufgabe, die wiederholt stattfindende Jahresauftaktveranstaltung komplett neu zu denken. Die Lösung war ein „All-in-one-Raumkonzept“ mit fünf Bühnen, viel Bewegung und einem darauf abgestimmten Akustikplan.

Es galt Rück- und Ausblicke, Zahlen und Daten, Strategie und Motivation zum Highlight, statt zu einer am Jahresbeginn einschläfernden Pflichtübung werden zu lassen. Die Herausforderung  wurde also als Chance angenommen und mit dem klassischen Set-up gebrochen: keine dezentralen Workshops in Seminarräumen oder der allseits bekannte „Marktplatz mit Infoständen“.

An Stelle dessen: Eine Arena, vier Side Stages und eine Hauptbühne mit zwei Bespielungsrichtungen. Die Wilhelmsburger Inselpark Arena bot die perfekte Spielfläche, um eine große Portion Dynamik zu erzeugen.

Nach einem Get-together im Infield ging es auf die Ränge. Durch das Seating im Halbkreis an der kurzen Seite des Arena-Ovals entstand größtmögliche Nähe zur Hauptbühne an der Kopfseite – noch verstärkt durch eine dreiflügelige Bühnenform.

Die Kaffeepause fand wieder im Infield statt und im Anschluss durchliefen die Teilnehmer in Gruppen einen Parcours im Raum. Hierbei ging es nicht um sportliche Aufgaben – sondern um die konzentrierte, aber dynamische Inhaltsvermittlung. Auf, vor und rund um jede der vier gegenüberliegenden Satellitenbühnen im Infield fand unterschiedliches Programm statt – vom interaktiven Workshop über eine Talkrunde bis zum Impulsvortrag. Was in den Vorjahren an Einzelständen präsentiert wurde, wurde nun themenspezifisch gebündelt. Nach 20-Minuten-Intervallen wurde gewechselt, sodass jeder Teilnehmer einmal an jeder Bühne war.

Die Akustik wurde bei diesem Konzept natürlich von Anfang an mit bedacht. Eine mehrkanalige Beschallung per Kopfhörer sorgte dafür, dass die Teilnehmer vor jeder Bühne nur das auf dem jeweils dazugehörigen Kanal Gesendete empfingen. So funktionierte das Raum-in-Raum-Konzept ohne jede Ablenkung oder Störung. Das Schöne: Die Gäste nahmen sich als Einheit wahr. Durch die Wechsel und unterschiedlichen Positionen zur Bühne – mal stehend, mal gesetzt – kamen weder Langeweile noch Müdigkeit auf.

Durch ein ausgeklügeltes Bespielungssystem konnten alle Leinwände von zwei Seiten genutzt werden. Beim Sum-up und der anschließenden Abendveranstaltung im Infield wurden Inhalte und Inszenierungscontents einfach gespiegelt und damit seitenkorrekt projiziert. So waren alle Raumelemente flexibel und von mehreren Seiten erlebbar.

Das Besondere war die jederzeit offene, vielfältig bespielte und dabei klar strukturierte Sportarena. Und es funktionierte: Lange Blickachsen erzeugten ein Gefühl von Größe, während man sich aber trotzdem nicht verlor. Das Multifunktions-Set-up begrenzte die Fläche optisch und sorgte für ein umschlossenes Gefühl in der Innenfläche. Die Architektur wurde integriert und nicht kaschiert.

Ergebnis: zufriedene Teilnehmer, hocherfreute Workshop-Leiter und ein überzeugter Kunde durch ein überzeugendes Ein-Raum-Konzept, das im Großen wie im Kleinen einfach anders war.